Im folgenden Artikel erhalten Sie einen Überblick über die generellen Funktionen von SciFlow. Über das nachstehende Verzeichnis können Sie durch die verschiednen Abschnitte dieser Anleitung navigieren. Neben den hier vorhandenen Erläuterungen werden an gegebenen Stellen weiterführende Links zu tiefergreifenden Erklärungen angeboten.

  1. Ein Dokument erstellen

  2. Eine Struktur anlegen und mit Inhalten füllen 

  3. Mitarbeitetende in ein Dokument einladen 

  4. In einem Dokument kommentieren 

  5. Ein Dokument exportieren

  6. Versionen eines Dokumentes anlegen

  7. Den SciFlow-Support nutzen

Ein Dokument erstellen

SciFlow ist ein Editor, der das Formatieren von Texten automatisiert und auf Knopfdruck fertig formatierte Dokumente bereitstellt. Dafür müssen allerdings Vorgaben festgelegt werden, nach denen ein Dokument formatiert wird. Dies geschieht über die Auswahl bestimmter Vorlagen (engl. Templates). Diese Templates diktieren die formellen Richtlinien, nach denen SciFlow ein Dokument auf Ihren Wunsch hin exportiert.
Um ein Dokument mit einer Vorlage zum internen Gebrauch des Deutschen Vereins zu erstellen, folgen Sie der Adresse sciflow.net/dv. Dort befindet sich die Schaltfläche Vorlage auswählen, mit der sich ein SciFlow-Dokument nach der entsprechenden Vorlage generieren lässt.

Eine Struktur anlegen und mit Inhalten füllen

Haben Sie ein Dokument über den oben beschriebenen Weg erstellt, finden Sie in diesem bereits einige Hilfestellungen. Hier finden Sie zusätzlich einen ausführlicheren Artikel zum Anlegen von Kapiteln.

Kapitelstruktur

Die grundlegende Struktur eines SciFlow-Dokumentes wird, ähnlich wie in wissenschaftlichen Texten, über den Aufbau der Kapitel geregelt. Dabei bilden die Kapitel der ersten Ordnung die übergeordneten strukturellen und inhaltlichen Einheiten eines Textes. Diese Kapitel werden als H1 deklariert ( H = heading, engl. für Kapitel und 1 = erste Ordnung).
Diese übergeordneten Kapitel lassen sich intern wiederum in diverse Unterkapitel aufgliedern, die sukzessiv von der zweiten zur fünten Ordnung reichen (H2 - H5). Darüber lassen sich Dokumente nach ihren übergordneten Themen strukturieren und innerhalb dieser einzelnen Themen weiter untergliedern. Der konkrete Aufbau dieser Struktur lässt sich für jedes Dokument über das Menüfeld Document outline in der Seitenleiste einsehen.

Informationen zu den weiteren Menüpunkten der Seitenleiste finden Sie hier.

Kapitel anlegen

Über und unter jedem Kapitel befindet sich ein [+]-Icon, über welches ein neues H1 an der jeweiligen Stelle einfügen lässt.

Um innerhalb eines Kapitels weitere Unterkapitel anzulegen, wählt man an der gewünschten Stelle innerhalb des Textes das Icon für Paragraphen am linken Textrand aus. Über das sich daraufhin öffnende Kontextmenü lässt sich die dazugehörige Textpassage in ein Unterkapitel umwandeln.

Die Organisation der Kapitel geschieht über die Icons am linken Textrand. Wählt man ein Kapitel erster Ordnung (Chapter) aus, öffnet sich ein Menü, über welches sich verschiedene Aktionen auswählen lassen. Dazu gehören die genaueren Eigenschaften eines Kapitels (Type), die Art der Aufzählung (Numbering), das Verschieben des gewählten Kapitels (Position) oder das Löschen des Kapitels (Papierkorb-Icon in der oberen rechten Bildschirmecke).

Schreiben in SciFlow

In SciFlow lassen sich gängige Textbefehle über die Format Bar am oberen Bildschirmrand ausführen. Ist eine Tabelle innerhalb des Fließtextes ausgewählt, erweitert sich die Formatbar um weitere Funktionen speziell zur Bearbeitung von Tabellen.

Eine detaillierte Übersicht über alle Befehle der Formatbar finden Sie hier.
Eine Übersicht zur Nutzung der unterschiedlichen Textelemente und Sonderzeichen finden Sie in dieser Sammlung.

Mitarbeitende in ein Dokument einladen

Um mit Ihren Kolleg*innen gleichzeitig an einem Projekt zu arbeiten, müssen diese in das von Ihnen erstellte Dokument eingeladen werden. Nur auf diese Einladung hin kann von mehreren Personen auf dasselbe Dokument zugegriffen werden.
Über den Menüpunkt Invite Authors in der oberen rechten Bildschirmecke öffnet sich die Oberfläche zum Einladen anderer Autor*innen.

Hier haben Sie die Möglichkeit über das Drop-down-Menü die Rolle der einzuladenden Person festzulegen und entweder eine E-Mail (Send invite) an die gewünschten Adressaten zu versenden oder den entsprechenden Link zur Einladung direkt in Ihre Zwischenablage zu kopieren (Copy invite link to clipboard) und so mit den gewünschten Mitarbeiter*innen zu teilen.

Insgesamt gibt es drei Rollen, die bei der Einladung vergeben werden können:
Admin - Diese Rolle erlaubt den kompletten Zugriff auf das Dokument, sowohl auf verfassender als auch auf organisatorischer Ebene. Das bedeutet, dass Kolleg*innen in dieser Rolle neben der textlichen Bearbeitung ebenfalls Teilnehmer eines Dokumentes oder das gesamte Dokument an sich entfernen können.
Co-Author - Diese Rolle erlaubt es, das Dokument zu lesen und inhaltlich zu bearbeiten.
Comment only - Die Verfügungen in dieser Rolle beschränken sich auf das Lesen und Kommentieren des Dokumentes.

Weitere Informationen darüber, wie man Kolleg*innen einlädt, finden Sie hier.
Weiter Informationen zu den Rollen, die Sie vergeben können, finden Sie hier.

In einem Dokument kommentieren

Beteiligte an einem Dokument können unter anderem über SciFlows Kommentarfunktion miteinander in Austausch treten. Kommentare zu einer bestimmten Textstelle werden angelegt, indem die zu kommentierende Passage markiert wird und die erscheinende Schaltfläche ausgewählt wird. Daraufhin öffnet sich die Kommentarsektion in der Seitenleiste. Hier können nun die gewünschten Anmerkungen hinterlassen werden.

Auf diese Weise bearbeitete Passagen im Text sind daraufhin als kommentiert gekennzeichnet (farblich hinterlegt). Wählt man eine solch kommentierte Textstelle aus, kann man den dort hinterlassenen Kommentar einsehen und bei Bedarf darauf antworten.

Weitere Information bezüglich der Kommentarfunktion finden Sie hier.

Zusammenarbeit zwischen Co-Author und Comment only

Da es Beteiligten mit der Rolle Comment only nicht gestattet ist Fließtext zu bearbeiten, bietet sich die Kommentarfunktion an, um Vorschläge zu Textänderungen per Kommentar zu platzieren. Mitarbeitende in der Rolle eines Co-Author können die im Kommentar postulierten Vorschläge daraufhin per copy-and-paste in das Dokument einarbeiten.
Dieser Weg erlaubt es auch geringfügig beteiligten Parteien Einfluss auf ein Dokument zu nehmen, ohne dass übermäßig viele Schreiberlaubnisse an Kolleg*innen erteilt werden müssen. Darüber hinaus bietet diese Vorgehensweise auch eine gute Grundlage zur Konsensbildung, da verschiedene Textvorschläge für einen bestimmten Abschnitt nebeneinander begutachtet werden können.

Ein Dokument exportieren

Der Export eines SciFlow-Dokuments, das heißt das automatische Generieren einer PDF- oder Word-Datei unter der gegebenen Formatvorlage, lässt sich über den Menüpunkt Templates/Export in der Seitenleiste auswählen. Ist die Vorlage für den Deutschen Verein e.V. ausgewählt, können Sie dort das Dateiformat des Exports bestimmen (PDF, Word oder ZIP (komprimierte Version aller enthaltenen Daten)).

Sollte die Vorlage nicht der aus der Abbildung entsprechen oder gar keine Vorlage ausgewählt sein, können Sie über das Lupen-Icon nach der gewünschten Vorlage suchen und diese aus der Ergebnisliste heraus auswählen. Hier finden Sie dazu weitere Informationen.

Versionen eines Dokumentes anlegen

SciFlow eralubt es Prozesse an einem Dokument als Version des Dokuments abzuspeichern. Das ist vor allem hilfreich, wenn mehrere Personen an einem Dokument arbeiten. Denn so können am Ende oder zu Beginn eines Meetings, in dem gemeinsam an einem Dokument gearbeitet wird, eine Versionshistorie erstellt werden. Auf diese Weise lassen sich Fortschritte festhalten und von außen nachvollziehen.
Versionen eines Dokuments lassen sich über die History-Funktion anlegen. Diese erreicht man über die Schaltfläche History am oberen rechten Bildschirmrand, welche den Dokumentenverlauf (engl. Document history) in einem neuen Tab Ihres Browseres öffnet.
Dort lassen sich vorherige Versionen einsehen und der aktuelle Zustand des Dokuments als Version abspeichern. Zum Speichern einer Version wählen Sie den Button Save aus, woraufhin Sie einen Namen für die zu speichernde Version angeben.


Bei der Benennung der Versionen empfiehlt es sich, einen Standard mit allen Beteiligten auszuhandeln, da man auch individuell nach Versionen suchen kann (Lupen-Icon), um diese gezielt einzusehen.
Weiterführende Informationen zur History-Funktion finden Sie hier.

Den SciFlow-Support nutzen

Sollten während der Arbeit mit SciFlow Fragen auftreten, die nicht in diesem Artikel behandelt werden, kann über den Support-Button in der unteren linken Bildschirmecke die Suche nach weiteren Support-Artikeln oder eine direkte Konversation mit dem SciFlow-Supportteam in Gang gesetzt werden.

Unter dem Eintrag Beginne eine Unterhaltung lässt sich eine persönliche Konversation mit einem SciFlow-Mitarbeiter initiieren. Über die Eingabe in das Suchfeld Finde schnell Antworten lassen sich Suchanfragen nach bestimmten Themen anfordern.

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